KI-Automatisierung
Beleg- & Rechnungs-Datenextraktion
Kurz erklärt
Fotos oder PDFs von Rechnungen werden zu strukturierten Daten: ChatGPT oder Gemini lesen Datum, Anbieter, Netto, MwSt. und Brutto aus – du trägst das Ergebnis in Google Sheets ein. Vollautomatisch geht es mit Make.com/Zapier plus OCR: Jeder neue Anhang in Gmail oder Drive landet ausgelesen direkt in Tabelle oder Buchhaltungstool.
Kostenlos
- Foto oder PDF der Rechnung hochladen.
- KI die Felder auslesen lassen (Datum, Betrag, MwSt., Anbieter).
- Ergebnis in Google Sheets eintragen.
Lies diese Rechnung aus und gib eine Tabelle mit Datum, Anbieter, Nettobetrag, MwSt. und Bruttobetrag zurück.
Grenzen: Pro Beleg manuell, keine automatische Ablage.
Premium / Automatisiert
- Auslöser: neuer Anhang in Gmail oder Drive.
- OCR plus KI extrahieren die Felder automatisch.
- Daten landen automatisch im Sheet oder Buchhaltungstool.
Lies diese Rechnung aus und gib das Ergebnis als JSON mit den Feldern datum, anbieter, netto, mwst, brutto zurück.
Mehrwert: Vollautomatische Erfassung direkt aus dem Posteingang.
Häufige Fragen
Wie genau liest die KI die Beträge aus?
Bei gut lesbaren Rechnungen sehr zuverlässig – auch bei Fotos. Schwierig wird es bei zerknitterten Belegen oder exotischen Layouts; dort hilft die JSON-Ausgabe mit anschließendem kurzen Abgleich der Summen. Für Steuerrelevantes gilt: Stichproben prüfen.
Reicht das für meine Steuererklärung oder Buchhaltung?
Als Vorerfassung ja: Die strukturierte Tabelle spart das Abtippen. Die Belege selbst musst du weiterhin aufbewahren, und je nach Land gelten Aufbewahrungs- und Formvorschriften – im Zweifel kurz mit der Steuerberatung klären.
Was kostet die automatische Variante?
Make/Zapier haben Gratis-Kontingente, die für wenige Belege pro Monat reichen; OCR-Dienste wie Mindee rechnen pro Beleg ab (Cent-Beträge). Bei kleinem Volumen bleibt die Vollautomatik damit sehr günstig.