E-Mail-Postfach mit KI automatisieren

Schritt für Schritt

1ChatGPT Tool öffnen
Lege fest, welche E-Mail-Typen du bekommst und wie sie sortiert/priorisiert werden sollen (Kategorien, Dringlichkeit, Standard-Antworten).
Beispiel-Prompt
Ich möchte mein E-Mail-Postfach mit KI automatisieren. Hilf mir, ein System zu definieren: Welche Kategorien von E-Mails bekomme ich typischerweise (z. B. Anfragen, Rechnungen, Newsletter, Support)? Schlage 5–7 sinnvolle Labels vor, Regeln zur Priorisierung und für welche Typen sich automatische Antwort-Entwürfe lohnen. Mein Kontext: [Beruf/Branche].
2Claude Tool öffnen
Formuliere wiederverwendbare Antwort-Vorlagen in deinem persönlichen Tonfall für die häufigsten E-Mail-Typen.
Beispiel-Prompt
Erstelle wiederverwendbare E-Mail-Antwort-Vorlagen in meinem Tonfall ([freundlich-professionell/locker/formell]) für diese häufigen Fälle: [z. B. Terminanfrage, Angebot anfordern, Absage, Rückfrage]. Jede Vorlage mit Platzhaltern für individuelle Details, höflich und prägnant.
3Zapier (Free) Tool öffnen
Baue eine Automatisierung, die neue E-Mails liest, per KI kategorisiert, das passende Label vergibt und einen Antwort-Entwurf anlegt.
Beispiel-Prompt
Beschreibe mir Schritt für Schritt, wie ich in Zapier eine Automatisierung baue: Auslöser ist eine neue E-Mail in [Gmail/Outlook]. Ein KI-Schritt soll die Mail einer meiner Kategorien [Kategorien] zuordnen, das passende Label setzen und bei den dafür vorgesehenen Typen einen Antwort-Entwurf aus meiner Vorlage erstellen. Welche Schritte, Apps und Felder brauche ich?
4Make (Free) Tool öffnen
Optional: Komplexere Abläufe (z. B. Anhänge speichern, Aufgaben anlegen, Weiterleitungen) visuell in Make abbilden.
Beispiel-Prompt
Ich möchte meinen E-Mail-Workflow in Make erweitern: Bei E-Mails der Kategorie [z. B. Rechnung] soll der Anhang automatisch in [Cloud-Ordner] gespeichert und eine Aufgabe in [Tool] angelegt werden; bei [Kategorie] eine Weiterleitung an [Person]. Beschreibe das Szenario mit den nötigen Modulen und Filtern.

Häufige Fragen

Ist das auch ohne Technik-Wissen machbar?

Ja. Tools wie Zapier oder Make funktionieren per Baukasten, und die KI beschreibt dir den Aufbau Schritt für Schritt. Fang mit einem einfachen Ablauf an.

Verschickt die KI Mails automatisch?

Üblicherweise legt sie nur Entwürfe an, die du vor dem Senden prüfst. So behältst du die Kontrolle über das, was rausgeht.

Was ist mit dem Datenschutz?

Geh sensibel mit vertraulichen Inhalten um und prüfe, wie die Anbieter mit deinen Daten umgehen. Für heikle Mails ist Vorsicht angebracht.